Charte relative à la protection des données personnelles

Cabinet Harlay Avocats

La présente charte (ci-après, la « Charte ») précise les conditions selon lesquelles les données personnelles collectées par le Cabinet Harlay Avocats dans le cadre de ses relations d’affaires ou contacts professionnels (ci-après les « Données ») sont traitées ou sont susceptibles d’être traitées. Les Données se rapportent notamment aux coordonnées (nom, prénom, adresse postale, téléphone, e-mail, etc.) des représentants légaux et des préposés des clients et contacts du Cabinet.

Le Cabinet Harlay Avocats s’engage à respecter la réglementation applicable en matière de données à caractère personnel, notamment la loi modifiée n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dite « Informatique et Libertés » et le Règlement UE n°2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et tout texte qui serait adopté sur cette base (ensemble le « RGPD »).

1/ Qui est le responsable de traitement ?

Le responsable de traitement est :

Harlay Avocats
SELARL d’avocats
412 934 739 R.C.S Paris
83, Boulevard Haussmann
75 008 Paris
contact@harlaylaw.com
Tel : +33 (0)1 45 01 45 01

2/ Pourquoi les Données sont-elles traitées ?

Le Cabinet Harlay Avocats collecte les Données dans le cadre de relations d’affaires ou de contacts professionnels.

Les Données sont traitées par le Cabinet Harlay Avocats pour les finalités suivantes :

fournir des prestations à ses clients, et notamment réaliser des consultations, traiter les dossiers contentieux et précontentieux, rédiger des contrats et plus généralement fournir une mission de conseil et d’assistance ;
adresser des informations relatives à l’activité et l’actualité du Cabinet Harlay Avocats ;
respecter les obligations légales incombant au Cabinet Harlay Avocats.

3/ Sur quelles bases légales les Données sont-elles collectées ?

Plusieurs bases légales permettent au Cabinet Harlay Avocats de traiter les Données, et plus particulièrement les suivantes :

les échanges précontractuels et la réalisation d’une mission confiée au Cabinet Harlay Avocats ;
le respect des obligations légales et réglementaires imposées au Cabinet (par exemple en matière de lutte contre la fraude et le blanchiment) ; et
les intérêts légitimes du Cabinet de nature à justifier le traitement des Données (tels que notamment l’exercice ou la défense d’un droit en justice du Cabinet Harlay Avocats en cas de recouvrement de créance, à des fins probatoires dans le cadre de litiges).

4/ Qui sont les destinataires des Données ?

Les Données étant par nature confidentielles, elles ne seront communiquées qu’aux seules personnes définies dans la liste ci-dessous ayant strictement besoin d’en connaître dans le cadre de leurs missions, sans préjudice de leur éventuelle transmission en cas de contrôle ou d’inspection conformément à la réglementation applicable :

membres du Cabinet Harlay Avocats (avocats, salariés et stagiaires) ;
prestataires externes auxquels le Cabinet Harlay Avocats est susceptible de faire appel ponctuellement ou régulièrement pour l’accomplissement de prestations spécifiques (huissiers de justice, experts comptables, prestataires informatiques, etc.) ;
autorités administratives avec lesquelles le Cabinet Harlay Avocats est amené à collaborer (greffe, tribunaux, autorités nationales diverses, etc.).

Le Cabinet Harlay Avocats ne transfère pas les Données en dehors de l’Union Européenne, sauf si le traitement de votre dossier l’exige. Dans le cadre d’un dossier nécessitant l’intervention de confrères ou d’intermédiaires étrangers, le Cabinet Harlay Avocats vous en informera préalablement.

5/ Combien de temps sont conservées les Données ?

Le Cabinet Harlay Avocats conserve les Données pendant la durée nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi lors de leur collecte. Au-delà, ces Données pourront être archivées à des fins justificatives et probatoires.

6/ Quelle sécurité pour les Données ?

Le Cabinet Harlay Avocats met en place des mesures techniques et organisationnelles afin de garantir la sécurité des Données (sécurisation de l’accès aux locaux et au serveur, sécurisation du système informatique stockant les dossiers du Cabinet Harlay Avocats, chiffrement des emails par un certificat SSL).

Conformément à la réglementation applicable, si malgré toutes les précautions prises, le Cabinet Harlay Avocats ou l’un de ses sous-traitants était informé d’une violation de Données, en cas de risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, le Cabinet Harlay Avocats s’engage à notifier cette violation auprès de l’autorité nationale de contrôle compétente, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (la CNIL) et des personnes concernées, le cas échéant.

7/ Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?

Conformément aux dispositions du RGPD, et sous réserve des limites posées par la réglementation, vous disposez des droits suivants :

Un droit d’accès, de rectification et d’effacement (« droit à l’oubli »)

Le droit d’accès vous permet d’obtenir une copie électronique des Données vous concernant traitées par le Cabinet Harlay Avocats.

Dans le cas où les Données traitées par le Cabinet seraient incomplètes, obsolètes ou non conformes, vous disposez alors du droit d’en demander la rectification.

Enfin, sous réserve des exceptions prévues par la réglementation applicable, vous disposez du droit de demander à tout moment l’effacement de vos Données lorsqu’elles sont traitées par le Cabinet Harlay Avocats, et ce notamment (sans que cette liste ne soit limitative) :

lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires au regard de la finalité du traitement initial ;
lorsque vous considérez que ces dernières doivent être effacées compte tenu d’une obligation légale.

Un droit à la portabilité

Vous disposez du droit d’obtenir la communication des Données vous concernant dans un format structuré et couramment utilisé afin de les transmettre à un autre responsable de traitement de votre choix dans le respect des règles déontologiques propres à la profession d’avocat. Selon votre choix, et sous réserve que ceci soit techniquement envisageable, les Données pourront être directement transférées par le Cabinet Harlay Avocats au responsable de traitement que vous indiquerez (notamment en cas de succession d’avocats dans un même dossier).

Le droit d’obtenir la limitation du traitement

Vous pouvez demander la limitation du traitement des Données vous concernant notamment dans les cas suivants :

lorsque vous considérez que les Données sont inexactes ; le temps qu’il soit procédé à la vérification ou à l’examen de votre demande, le traitement de vos Données sera limité ;
lorsque le Cabinet Harlay Avocats n’a plus besoin de traiter les Données, mais celles-ci lui sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
lorsque vous vous opposez au traitement des Données qui serait fondé sur l’intérêt légitime du Cabinet Harlay Avocats ; le temps qu’il soit procédé à la vérification ou à l’examen de votre demande, le traitement de vos Données sera limité.

Par ailleurs, si vous ne souhaitez pas que le Cabinet Harlay Avocats traite les Données vous concernant, sans toutefois qu’il soit procédé à l’effacement de celles-ci, vous disposez alors du droit de demander la limitation du traitement de vos Données.

Un droit d’opposition au traitement

Vous avez la possibilité de vous opposer au traitement des Données vous concernant pour motifs légitimes à tout moment, afin que vos Données ne soient plus traitées par le Cabinet Harlay Avocats.

Si vous ne souhaitez plus être destinataire des newsletters ou autres envois d’informations relatives à l’activité du Cabinet Harlay Avocats, vous avez alors la possibilité de vous désinscrire directement via le lien situé au sein de chacune de nos newsletters.

Votre attention est toutefois attirée sur le fait que votre opposition ne vaut que pour l’avenir et ne remet pas en cause la licéité du traitement effectué préalablement.

Un droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si malgré tout le soin apporté par le Cabinet Harlay Avocats au respect de la confidentialité des Données vous concernant et de vos droits afférents, vous estimez que ceux-ci ne sont pas respectés, vous disposez alors du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente, à savoir la CNIL.

Un droit de décider du sort de vos Données après votre décès

Vous disposez du droit de décider du sort des Données vous concernant après votre décès, par la communication de directives que le Cabinet Harlay Avocats s’engage à respecter. Ces directives sont susceptibles de porter notamment sur l’effacement et la conservation des Données, par le biais de la désignation d’un tiers de confiance chargé de veiller à leur bonne exécution.

8/ Auprès de qui exercer ces droits ?

Afin d’exercer les droits détaillés ci-dessus, nous vous invitons à contacter le Délégué à la Protection des Données (le « DPO ») du Cabinet Harlay Avocats par courrier à l’adresse postale du Cabinet précisée ci-dessus ou par courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@harlaylaw.com.

Il sera répondu à votre demande d’exercice des droits dans les meilleurs délais, et dans un délai d’un (1) mois maximum à compter de la réception votre demande.

Si besoin, et notamment en cas de complexité de la demande ou de la réception d’un grand nombre de demandes, le Cabinet Harlay Avocats pourra prolonger ce délai de deux (2) mois, et vous informera alors de cette décision ainsi que des motifs justifiant ce délai.